代表者印の扱いもダブルチェックで
私が最初に作ったダブルチェックのシステムは、見積書や請求書、領収書の捺印でした。
私は社長でしたが営業で外出しており、また、メーカーさんや協力会社さんとの打ち合わせで走りまわっていましたから、会社の机にデンと座って、印鑑を押し続けるわけにはいかないのです。
そこで私は、捺印は営業事務と営業の人に任せようと思いました。
しかしながら、私の印鑑、つまり会社の公印さえあれば、いくらでもお金を借りることもできるわけですから、悪用されれば大変なことになってしまいかねない。
かといって、みんなを信用せずに私が握っていても仕事が進まない。
そこで私は、印鑑を捺すための書類を作って捺す人と、印鑑が捺された書類をチェックして相手に渡す人を、別の人が行うことにしたのです。
具体的には、営業は訪問先で見積り依頼をもらってきます。
本来なら会社へ戻り見積書の作成をするのですが、会社へは戻らず会社の留守番電話に見積り作成依頼の内容を営業事務に依頼するようにしました。
そして、見積りは営業事務が作成し捺印まで行います。
しかし、営業事務が行うのはここまでで、その書類を取引先やお客様へ直接渡してはならない。
できあがった見積りは営業に確認をしてもらい、OKなら営業がお客様へ見積りをもって行くようにしました。
請求書も領収書も会社のはんこが必要な書類については必ずダブルチェックで行うようにしました。
このダブルチェックは、見積り作成を営業事務が行うことで営業が会社に戻った頃には見積書ができており、見積書の内容がよければすぐにお客様へ持っていくことができ、思わぬ恩恵を受けました。
将来的には経理兼総務をする人と営業事務をする人というように常時2人以上の体制になれば、印鑑を保管している箱には鍵が付いていて、その鍵は営業事務とは別の人が持っているようにする。
たとえば、営業事務が「今からこういう書類に印鑑を捺さなければならないので、印鑑をください。」と一言って、経理兼総務事務が「この書類に捺印するのですね。」とその書類をまた確認して、金庫から印箱を取り出し、鍵を開けて印鑑を渡す。
このように、2重3重に会社の印鑑を扱うようにしていく必要があります。